Entscheidungsverantwortliche verfügen über formale Entscheidungsmacht und geben als „Beteiligungsanbieter“ den Gegenstand der Kommunikation (z. B. eine Sachentscheidung) in den Prozess. Werden politische Beschlüsse i. d. R. von gewählten Gremien getroffen, können sich auch andere Verantwortliche für Kooperationen öffnen. Investoren können z. B. Beteiligung zur Feinsteuerung ihrer Planung nutzen, oder die Befugten können ideelle Ressourcen (wie z. B. Programmplanung in der Kultur) in die gemeinsame Waagschale legen.

An „Bürger“ – oder ähnlich unkonkret: Betroffene – richten sich viele Angebote zur Teilhabe. Tatsächlich setzen sich die teilnehmenden Personen meistens aus Teilgruppen der Bevölkerung zusammen, wie z. B. Anwohner, Mitarbeiter oder auch Ehrenamtliche (siehe Abbildung unten). Engagementbereite Menschen spielen dort eine große Rolle, wo z. B. Kommunen keine Fertigkonzepte für Probleme bieten können. Bei Themen wie Hofbegrünungen oder bürgernahe Trägerschaften sind Eigenaktivitäten und Mitarbeit erforderlich und ist daher Zusammenarbeit mit freiwilligen Akteuren gefragt. Auch soziale oder kulturelle Institutionen können beispielsweise vergleichbare Kooperationsstrukturen in ihrem Umfeld aufbauen. Moderne Kommunalverwaltungen verstehen Bürger auch in ihrer Rolle als Kunden oder Auftraggeber, mit deren Ansprüchen sie sich auseinandersetzen müssen. Mit organisierten Bürgern sehen sich Entscheidungsverantwortlichen nicht Individuen, sondern Institutionen oder Initiativen gegenüber, die häufig beanspruchen, für „die" Bürgerinteressen zu sprechen. Sie sind dabei oft inhaltlich anspruchsvoller und im Formulieren ihrer Interessen geübter, aber auch unbequemer im Auftreten.

Planungsverantwortliche sind Fachleute, oft Planer oder Verwaltungsmitarbeiter, aber auch externe Gutachter oder Berater. Sie koordinieren und steuern den Fortgang der Sache, zeichnen Pläne, arbeiten Vorschläge aus, bereiten Entscheidungen vor und setzen sie ggf. auch um. In umfangreichen Verfahren sitzen sie an der wichtigen Schnittstelle von Beteiligung und Entscheidern und transportieren die Ergebnisse. Häufig sind sie sowohl mit der internen Kommunikation wie auch den Debatten in Fach- und Entscheidungsgremien vertraut.

Beteiligungsverantwortliche stehen im Rampenlicht, organisieren und führen Beteiligungsprozesse praktisch durch. In komplexen Verfahren werden externe Moderatoren(teams) beauftragt, im kleinen Rahmen übernehmen oft Verwaltungsmitarbeiter oder geübte Gesprächsleiter Verantwortung für die Kommunikation. Bei konfliktgeladenen Themen wird nach Möglichkeit eine Person oder Institution mit der Moderation betraut, die als neutral akzeptiert wird oder Vertrauen aller Seiten genießt. Im Idealfall enthält sich ein Moderator jeglicher inhaltlichen Aussage. Er ist ausschließlich methodischer Helfer und wirkt auf demokratische, faire und zeitökonomische Sitzungen hin.

- Quelle: vgl. Letsche 29.07.2005, S. 26 und Selle 2000, S. 143f; eigene Darstellung